Version 1.5 actualizado: 21/12/2017 21:00

Comunicaciones internas (CI). Guía de aplicación de la instruccion 3/2017 del Gerente y del Vicesecretario General.


I. Asuntos funcionales. Comunicaciones internas

001. Cómo asegurar que la CI le llega solamente a una persona (02/11/2017)
002. ¿Los centros adscritos y similares deben recibir la documentación por Comunicaciones Internas? (06/11/2017)
003. ¿Cómo se envian resoluciones que tienen a la vez destinatarios externos e internos? (06/11/2017)
004. ¿En qué casos la CI podrá llevar anexada la documentación en papel? (07/11/2017)
005. En una CI acompañada por documentación física, ¿cuándo se debe aceptar la CI? (09/11/2017)
006. Deseo cambiar la denominación de mi unidad que aparece en el sello azul de la comunicación interna (21/12/2017)


II. Asuntos tecnológicos 

101. Como evitar la proliferación de mails de aviso (06/11/2017)


III. Casos de uso

201. ¿Las comunicaciones que se hacen a un empleado son comunicaciones internas? (06/11/2017)
202. ¿La entrega de tesis doctorales, para su defensa, se debe canalizar a través de las comunicaciones internas? (07/11/2017)
203. ¿Como se envia una comunicación de la dirección de un departamento a un área de conocimiento del mismo departamento? (06/11/2017)

 

001. Cómo asegurar que la CI le llega solamente a una persona

Utilizando la opción de "Comunicación Reservada" (Opciones > Crear comunicación reservada).

Los documentos que contienen información PROTEGIDA (informes reservados, datos sanitarios, etc.) deben enviarse como comunicación reservada.


002. ¿Los centros adscritos y similares deben recibir la documentación por Comunicaciones Internas?

Si, como regla general.

El objetivo de las comunicaciones internas, incluso con centros adscritos, es transmitir electrónicamente la documentación, ganando agilidad y eficiencia.

Podrán recibir y enviar CI a medida que haya empleados en el centro que soliciten la autorización de usar las CI. En la fecha de esta FAQ algunos ya la tienen.

El uso por parte de los centros adscritos de las funcionalidades de administración electrónica de UNIZAR debe circuncribirse a las actividades asociadas a las enseñanzas universitarias que imparten.

003. ¿Cómo se envian resoluciones que tienen a la vez destinatarios externos e internos?

Cuando una documentación se envia a un destinatario externo (por ejemplo, a un Ministerio, a una empresa o a un ciudadano) y también a un destinatario interno (por ejemplo, un Vicerrector de UNIZAR), este parece el camino más conveniente:

1. El documento a enviar se firma electrónicamente y se le añade el CSV ("Envio a custodia").

2. Dicho documento se registra de salida y se envia a los destinatarios externos por el procedimiento habitual (en caso de ir dirigido a una administración, se enviará por Sistema de Interconexión de Registros).

3. El documento se incorpora,a través de su CSV, a la comunicación interna dirigida a sus destinatarios internos.


004. ¿En qué casos la CI podrá llevar anexada la documentación en papel?

La instrucción 3/2017 indica: Excepcionalmente una comunicación interna electrónica podrá llevar anexada documentación en soporte papel cuando por su naturaleza o por normas de carácter superior estos anexos no puedan o deban ser transformados en documento electrónico.

Los siguientes son casos en que existe una norma en la que se requiere soporte papel:

a) Facturas. La presentación de facturas en papel tanto para proveedores externos como para gestión interna requiere soporte papel

- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696, Art 8, 9, 10, 14

- Normas de gestión económica (http://www.unizar.es/gobierno/gerente/vg_economica/normativa/doc/nge%20_201006_.pdf), Art. 56, 63-2,d, 65, 90, 91-2,d, 96

b) Tesis doctorales. La entrega de tesis doctorales en registro y los documentos que deben acompañar a la tesis

- Acuerdo de 20 de diciembre de 2013, del Consejo de Gobierno de la Universidad, por el que se aprueba el reglamento de tesis (https://zaguan.unizar.es/record/13840/files/BOUZ_01_14_2014.pdf). Ver FAQ 202 en este documento.

c) Títulos a los interesados.  La cartulina soporte de los títulos, de idéntico tamaño para todos ellos, será de material especial

Art. 16 1 Real Decreto 1002/2010, de 5 de agosto, sobre expedición de títulos universitarios oficiales (BOE 06/08/2010). http://www.boe.es/boe/dias/2010/08/06/pdfs/BOE-A-2010-12621.pdf

Requiere por tanto el envio físico.

005. En una CI acompañada por documentación física, ¿cuándo se debe aceptar la CI?

Se debe aceptar cuando llega la documentación física.


006. Deseo cambiar la denominación de mi unidad que aparece en el sello azul de la comunicación interna

Puede que desee cambiar la denominación de su unidad que aparece en el sello azul que se sobreimprime en la comunicación. Por ejemplo, porque al abreviarse coincide con en de otras unidades.

En Heraldo:

Aplicaciones > Información de la Unidad > [Preferencias] Nombre para Sello. Modifíquelo


101. Como evitar la proliferación de mails de aviso

La sugerencia es:

a) Que se active la comunicación a través del email institucional de la unidad

En Heraldo:

Aplicaciones > Información de la Unidad > Poner una dirección en Datos de la Unidad - Direcciones Mail

y marcar Recibir alertas en la dirección de la Unidad en Preferencias

y además

b) Desactivar las alertas en los emails de los tramitadores

Aplicaciones > Información del tramitador > desmarcar Deseo recibir alertas del sistema en mi dirección de correo


201. ¿Las comunicaciones que se hacen a un empleado son comunicaciones internas?

No, si se trata de un expediente administrativo en el que el empleado figura como ciudadano o administrado (por ejemplo, un recurso contra un concurso de traslados o contra la valoración de una comisión).

SI en caso de que se trate de una comunicación institucional (por ejemplo, la dirección de un departamento le envia una comunicación o requiere un tramite administrativo al coordinador de una "área de conocimiento" en un centro). Dicho coordinador tendrá que tener la autorización para "leer comunicaciones internas".

202. ¿La entrega de tesis doctorales, para su defensa, se debe canalizar a través de las comunicaciones internas?

La entrega de tesis doctorales en registro y los documentos que deben acompañar a la tesis (informe favorable de los directores,... documento de admisión a trámite,) se considera una actividad docente y no se considera una comunicación interna. Se rige por la regulación propia de doctorado:  Acuerdo de 20 de diciembre de 2013, del Consejo de Gobierno de la Universidad, por el que se aprueba el reglamento de tesis ( https://zaguan.unizar.es/record/13840/files/BOUZ_01_14_2014.pdf).

También se rige por ese acuerdo los trámites descritos en sus artículos 12 y 13 relativos a la evaluación de la tesis y entrega de documentos generados en la defensa.

Por tanto los dos anteriores trámites no se rigen por la instrucción 3/2017 de comunicaciones internas.

En cambio otros tramites administrativos asociados a la defensa de la tesis y no regulados en el citado acuerdo acuerdo (propuesta y designación del tribunal, solicitud de mención internacional en el título de doctor, etc.) se podrán canalizar a través de las comunicaciones internas.


203. ¿Como se envia una comunicación de la dirección de un departamento a un área de conocimiento del mismo departamento?

En la fecha de redacción de esta FAQ el procedimiento sería:

a) Dar al responsable del área de conocimiento la autorización de "Comunicación interna", y
b) Enviar a dicho responsable la documentación como "Comunicación reservada"

(está en estudio la modificación de este trámite))


Referencia:

www.unizar.es > (I) de Sede electrónica > 04. Manual para tramitadores (restringido) > 31b. FAQS y aclaraciones sobre comunicaciones internas

Ref. ja