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2.2 actualizado: 17/06/2019 16:00
Recomendaciones de Administración Electrónica a tramitadores
Las presentes recomendaciones
cuentan con el visto bueno del comité permanente de
Administración Electrónica (órgano asesor del gerente)
001. Formularios:
características y apartados acordes con la Ley 39/2015 y
normas concordantes (17/01/2018)
002. Recomendación sobre la mención del
Registro Electrónico en las disposiciones universitarias
(17/01/2018)
003. Buenas prácticas para organizar y
nombrar documentos electrónicos (17/01/2018)
004. Servicio de intermediación.
Cuando sea posible, no pedir documentos al ciudadano
(11/03/2019)
005. Simplificación en las firmas
electrónicas de certificados (académicos, de personal y
otros). (10/04/2018)
006. Notificaciones
electrónicas. Texto a incorporar en formularios y
modelos de solicitud (02/11/2017)
007. Criterio
para admitir la representación del interesado en el
registro electrónico (02/11/2017)
008. ¿Que hacer al recibir un documento firmado
electrónicamente? (18/12/2018)
009. Formula para reconocer un documento
firmado por con un e-certificado no español (17/06/2019)
010. Fórmula para reconocer una factura
electrónica en formato europeo (24/04/2019)
001. Formularios: características y
apartados acordes con la Ley 39/2015 y normas concordantes.
Los formularios que deba ser utilizados en solicitudes deben ser
editables de modo que se pueden cumplimentar en el ordenador sin
necesidad de imprimirlas. El software necesario para editarlos
no debe estar sujeto a pago de licencia y debe ser de fácil
acceso (art. 11 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, ENI en el
ámbito de la Administración Electrónica).
Este ejemplo muestra un formulario acorde con la Ley 39 (ejemplo
formulario PDF) (ejemplo
formulario Libre Office)
Formularios como el del ejemplo pueden ser creados con Libre
Office 5.4 y con Adobe Acrobat Pro
002. Recomendación sobre la
mención del Registro Electrónico en las disposiciones
universitarias.
Como complemento a los establecido en la Instrucción
SG 1/2015, de 1 de junio, sobre la mención del registro y
tablón electrónicos en las disposiciones universitarias se
recomienda la siguiente fórmula, se recomienda añadir esta
frase:
La solicitud, para
participar en esta convocatoria, y el resto de la
documentación se presentarán, preferentemente, a través de la
sede electrónica de la Universidad de Zaragoza en:
https://sede.unizar.es por medio del registro electrónico en
http://regtel.unizar.es
003. Buenas prácticas para organizar y
nombrar documentos electrónicos.
En este breve documento se dan recomendaciones para nombrar y
organizar documentos para facilitar su recuperación, la
legibilidad de su título, el control de versiones, su
tratamiento informático y el posterior archivo. Documento
de buenas prácticas
004. Servicio
de intermediación. Cuando sea posible, no pedir documentos al
ciudadano
Se puede encontrar aquí la descripción del
servicio.
http://sededocumentacion.unizar.es/mantra/35_servicio_intermediacion.pdf
Vamos poniendo a disposición servicios de consulta de documentos
expedidos por otras administraciones. Es necesario autorizar a
los empleados que puedan hacer esta consulta, quienes deberán
firmar un compromiso con las normas de utilización. Los
responsables de las unidades que puedan usar estos servicios
deben de pedirlo a heraldo(-at-)unizar.es
Servicios instalados en UNIZAR (16/07/2018)
001. Consulta de estar al corriente de pagos en la Seguridad
Social a efectos de contratación pública
002. Ausencia de antecedentes por delitos sexuales a
efectos de Prácticas con menores de edad
003. Situación Laboral en Fecha Concreta
004. Consulta de Datos de Residencia Legal
005. Consulta de los datos de familia numerosa
006. Consulta de los datos de discapacidad
007. Consulta datos de identidad
Los procedimientos para los que los servicios anteriores están
autorizados son:
a) Asignación de grupos de clase
b) Cálculo de
tasas académicas
c) Contratar
con una administración pública
d) Prácticas
con menores de edad
e) Solicitud de título académico
Para pedir un nuevo servicio, el responsable del procedimiento
debe enviar a heraldo (arroba) unizar.es una petición
con estos datos
a) Servicio de intermediación que se solicita (por
ejemplo, Consulta de Inexistencia de Antecedentes por Delitos).
Ver Servicios disponibles en el Ministerio.
b) Nombre del procedimiento de UNIZAR p.ej. Prácticas
con menores de edad)
c) Descripción del procedimiento (p.ej. Autorizar
actividades del curriculum académico:prácticus, actividades
complementarias como excursiones, trabajos de fin de grado,
etc.) que requieren contactos con menores. Comunicar dichas
actividades a la entidad que las realiza)
d) Norma que dispone que es exigible el documento: Ley
Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de protección jurídica al
menor, de modificación del código civil y de la ley de
Enjuciamiento Civil. Nueva redacción del art. 13,5 dada
por la Ley 26/2015, de 28 de julio, de Protección a la infancia
y adolescencia
e) Artículo de la norma: art. 13,5
f) URL de la publicación de la norma:
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-8470
g) Recabar consentimiento. Si no se indica otra cosa se
solicitaran con los modelos normalizados
i) Para autorizar el uso de un servicio a un funcionario, el
responsable de la unidad debe solicitarlo a heraldo (arroba)
unizar.es y el funcionario autorizado debe firmar un
compromiso en un modelo normalizado.
Servicios disponibles en el Ministerio
http://sededocumentacion.unizar.es/mantra/Catalogo
Servicios de Verificacion y consulta de Datos SCSP.pdf
Actualizados:
https://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd/descargas
>
Presentación, Catálogo de Servicios e Información de la
Plataforma de Intermediación (SVD) >
Catálogo de servicios de la Plataforma de Intermediación de
datos >
Catalogo Servicios de Verificacion y consulta de Datos SCSP
Una versión más resumida (y fácilmente consultable) figura en
esta hora de cálculo.
http://www.rediris.es/cliente-ligero/doc/documentos/procedimientos.xlsx
005. Simplificación en las firmas
electrónicas de certificados (académicos, de personal y
otros).
En aquellos documentos en los que no sean requeridas varias
firmas por una norma, es recomendable simplificar las firmas.
008. ¿Que hacer al recibir un documento
firmado electrónicamente?
La presente recomendación se refiere a documentos electrónicos
firmados electrónicamente y verificables en valide.redsara.es. Ese
documento se ha podido recibir por cualquier medio (mail,
descarga, firmado en el propio ordenador).
a) Si el documento esta destinado a su tramitación dentro de
UNIZAR, antes de aceptarlo deberá validarse.
La mejor opción para su validación es utilizar el servicio valide.redsara.es. Una vez
validado tenemos la posibilidad de imprimir un “informe de
firma” donde se hacen visibles los firmantes
Los documentos llegados por Registro Electrónico deben
considerarse como documentos firmados por el interesado a todos
los efectos. La aplicación de registro generará un justificante
de presentación y un informe de firma con CSV.
b) Si el documento ha sido firmado por personal de UNIZAR y es
un documento con origen en UNIZAR
Debe incorporarse al gestor documental utilizando la opción
“Incorporar documento firmado” de la plataforma HER@LDO
(aplicación “firma de documentos”). El sistema chequeara la
validez de las firmas y podremos enviarlo a custodia para
asignarle un CVS.
c) Si el documento esta firmado electrónicamente pero debe ser
firmado por personas de UNIZAR
El documento firmado deberá validarse (valide.redsara.es) y se
enviará a la firma usando la opción “Enviar nueva petición a
Circuitofirmas” de la plataforma HER@LDO (aplicación “firma de
documentos”). Una vez firmado podrá enviarse a custodia. Es
importante comprobar que el documento que va a enviarse a
custodia contiene todas las firmas.
d) Si el documento recibido y firmado electrónicamente no puede
validarse
Los documentos firmados que no pasan el test de validación deben
rechazarse. Si tenéis dificultades para entender las causas de
por qué un documento firmado resulta invalido, podéis contactar
con el soporte de AE
009. Formula para reconocer un
documento firmado por con un e-certificado no español
La Universidad de Zaragoza tiene un compromiso de posibilitar el
reconocimiento de los certificados y firmas electrónicas
transfronterizas.
El Reglamento
eIDAS, Reglamento 910/2014 del Parlamento Europeo y del
Consejo, establece las bases para este reconocimiento. Ya
existen algunos certificados autorizados (aquí)
Si algún ciudadano o empresa de esos paises (o de otros de
dentro o fuera de la UE) requirieran un reconocimiento de
certificado electrónico, con efectos de identificación o firma,
el tramitador tendría que decirles:
Enviénos un documento PDF firmado electrónicamente por un
certificado electrónico (e-certificado) a su nombre y una URL
del gobierno de su pais en la que podamos verificar la validez
de su firma y la del e-certificado y haremos lo posible por
reconocer su identidad digital como si fuera residente en
España
En España responderíamos a esta pregunta enviando un documento
PDF e-firmado con un e-certificado reconocido (Autofirma con
PADES o Adobe Acrobat) y la URL valide.redsara.es
En Administración Electrónica ofrecemos soporte en caso de duda.
a) Direcciones de validación de documentos firmados
electrónicamente
- España ES valide.redsara.es
- Francia FR Plate-forme des achats de l'Etat. Verifier
Signature
b) Casos de certificado no válido
- Documento ADOBE firmado por un certificado CN = VeriSign
CA for Adobe CDS. COn Acrobat, Autofirma u otros
instrumentos se pueden obtener los detalles del certificado
usado para firma. Es certificado en este caso puede asegurar la
inalterabilidad del documento pero no la irrenunciabilidad del
remitente cuyo nombre no aparece en el certificado.
010. Fórmula para reconocer una factura
electrónica en formato europeo
La Universidad de
Zaragoza acepta facturas electrónicas en formato europeo (norma
EN 16931).
Los proveedores, europeos o no, pueden enviar una factura
electrónica europea por alguno
de estos medios
UNIZAR ya está registrada en un SMP
de PEPPOL. Por tanto, los usuarios de PEPPOL pueden enviar
facturas EN 16931 a través de FACe (UNIZAR VATES ESQ5018001G). Directorio
de PEPPOL.
En el Servicio de Gestión Financiera y presupuestaria, en
Administración Electrónica o en efacturasoporte@unizar.es
ofrecemos soporte en caso de duda.
Más información More
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Referencia
www.unizar.es > (I) de Sede electrónica > 04. Manuales
para tramitadores > 0. Recomendaciones de administración
electrónica a tramitadores
Ref. ja